Hopp til innhold

Personvernerklæring for rekruttering - Medvind Assistanse

Sist oppdatert: 9. september 2026

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Medvind Assistanse AS (org.nr. 924 481 358, Strindfjordvegen 1, 7053 Ranheim) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering via denne karrieresiden.

Spørsmål om personvern, innsyn eller sletting: rekruttering@medvindassistanse.no

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

Når du søker på en stilling eller registrerer deg i talentpoolen, behandler vi opplysningene du selv oppgir:

  • Kontaktopplysninger (navn, e-post, telefon, adresse)
  • Fødselsdato. Innhentes fordi Medvind Assistanse krever at ansatte har fylt 18 år.
  • Kjønn. Innhentes fordi enkelte vedtakseiere har et saklig behov for assistent av et bestemt kjønn ved personlig assistanse, lovlig forskjellsbehandling etter likestillings- og diskrimineringsloven § 9. Kjønn brukes ikke til annen vurdering.
  • CV, søknadstekst og svar på screeningspørsmål
  • Referanser du oppgir, og svar fra referansene dine (se punkt 3)
  • Ved intervju: opptak, transkripsjon og sammendrag av samtalen (du informeres alltid på forhånd i møteinnkallingen)
  • Status for politiattest der stillingen krever det (se punkt 6)
  • Søknadshistorikk hos Medvind Assistanse

Vi ber ikke om helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger. Fremkommer slike opplysninger likevel i fritekst (for eksempel CV eller intervju): de brukes ikke som vurderingsgrunnlag, verken av KI eller BPA-koordinator; de tas ikke inn i KI-genererte sammendrag; de er kun tilgjengelige for BPA-koordinatorer og deles ikke med arbeidsleder; og de slettes sammen med søknaden.

Hvem ser opplysningene dine? BPA-koordinatorer hos Medvind Assistanse ser søknaden din i sin helhet. Arbeidsleder ser en begrenset visning: fornavn, kjønn og det som er relevant for den aktuelle stillingen, ikke kontaktopplysninger, fødselsdato eller adresse. Er du i talentpoolen, kan alle BPA-koordinatorer hos Medvind Assistanse finne profilen din der.

3. Referansepersoner

Når du oppgir referanser, behandler vi referansens navn, kontaktopplysninger, relasjon til deg og svarene referansen gir. Referansen kontaktes av en BPA-koordinator på e-post eller telefon. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse i en forsvarlig rekruttering (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), og referansen informeres om dette ved kontakt, med lenke til denne erklæringen. Referansens svar lagres sammen med søknaden din og slettes etter samme frist (se punkt 7). Referansepersoner har samme rettigheter som beskrevet i punkt 9 og kan kontakte rekruttering@medvindassistanse.no.

4. Hvorfor, og med hvilket rettslig grunnlag?

  • Behandle søknaden din: gjennomføre rekrutteringsprosessen, vurdere søknaden, gjennomføre intervju og referansesjekk, og holde kontakt med deg. Rettslig grunnlag er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (tiltak før avtaleinngåelse) og bokstav f (berettiget interesse i en forsvarlig rekruttering).
  • Talentpoolen: lagre profilen din for fremtidige stillinger. Skjer kun ved aktivt samtykke, enten ved avkryssing i skjemaet (aldri forhåndsutfylt), eller ved å bekrefte via lenke i en e-post der vi inviterer deg inn i poolen i etterkant av en rekrutteringsprosess. Grunnlag er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake.
  • Politiattest: behandles på grunnlag av lovkrav for den aktuelle stillingskategorien (GDPR artikkel 10 og norsk politiregelverk).

5. Bruk av kunstig intelligens (KI)

Plattformen bruker KI som støtteverktøy i rekrutteringen:

  • Strukturering av innholdet i CV-en din
  • Utkast til stillingsannonser
  • Vurdering av kvalifikasjoner opp mot stillingens kravspesifikasjon (beslutningsstøtte)
  • Transkribering og sammendrag av intervjuer (alltid varslet på forhånd)

KI-tjenestene kjører i Medvind Assistanses egen Microsoft Azure-løsning i EU/EØS: Azure OpenAI Service (GPT-4o-familien) for tekstbehandling og vurdering, og Azures tale-til-tekst-tjeneste for transkribering. Opplysningene behandles innenfor EU/EØS og brukes aldri til å trene KI-modeller.

Alle beslutninger tas av mennesker. KI brukes utelukkende som støtte, blant annet til oppsummeringer, og erstatter aldri vurderingen til BPA-koordinator eller arbeidsleder. Medvind Assistanse kan selv se og justere instruksjonene KI-tjenestene arbeider etter. Du blir aldri avvist eller ansatt av en automatisert avgjørelse (GDPR artikkel 22). Navn og personidentifikatorer utelates der det er mulig når tekst behandles av KI.

6. Politiattest

For stillinger som krever politiattest laster du selv opp attesten som PDF via en lenke du får fra oss. Filen håndteres i et eget kryptert oppsett og leses kun av BPA-koordinator hos Medvind Assistanse som behandler søknaden din. Attesten slettes umiddelbart etter at den er kontrollert; en attest som ikke blir kontrollert, slettes automatisk etter kort tid. I systemet registreres kun status (etterspurt, mottatt, godkjent/avslått), attestens referansenummer og utstedelsesdato. Disse lagres som dokumentasjon på at kontrollen er gjort, og fordi en godkjent attest kan gjenbrukes i 90 dager dersom du blir aktuell for en annen stilling i perioden.

7. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

  • Søknader: 12 måneder etter avsluttet rekrutteringsprosess, deretter slettes de.
  • Referansesjekk: lagres sammen med søknaden og slettes etter samme frist.
  • Intervjuopptak og transkripsjoner: slettes senest etter 3 måneder.
  • Talentpoolen: inntil 12 måneder. Du varsles på e-post før utløp og kan forlenge, ellers slettes oppføringen automatisk. Hver e-post har en lenke for å melde deg av.
  • Politiattest: selve attesten slettes umiddelbart etter kontroll. Status, referansenummer og utstedelsesdato slettes sammen med de øvrige opplysningene om deg, senest etter 12 måneder.

8. Hvem behandler opplysningene?

Opplysningene lagres i Medvind Assistanses egen Microsoft Azure-løsning i EU/EØS (Sverige). Våre databehandlere:

  • Awolve AB (Sverige) - utvikler og drifter rekrutteringsplattformen på vegne av Medvind Assistanse, regulert av databehandleravtale. Awolve eksporterer ikke personopplysninger til egne systemer.
  • Microsoft (EU/EØS) - skyplattform og KI-tjenester. Løsningen kjører i Medvind Assistanses egen Microsoft-tenant, som Medvind Assistanse selv eier og har databehandleravtale med. Awolve konfigurerer plattformen i denne tenanten etter Medvind Assistanses instruks, uten egen avtale med Microsoft.

Stillingsannonser publiseres på FINN.no; FINN mottar kun annonseinnhold, aldri kandidatopplysninger. Vi selger aldri personopplysninger.

9. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Samtykker kan trekkes tilbake når som helst. Dette gjelder også deg som er oppgitt som referanse.

Kontakt rekruttering@medvindassistanse.no, så svarer vi uten ugrunnet opphold. Du kan også klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

10. Endringer

Vesentlige endringer publiseres på denne siden med ny dato.